「あの領収書、どこ行った？」で毎月探し物　～ 記帳代行の”証憑トラブル”を解決するカギとは？

記帳代行サービスをご利用中、またはご検討中の方へ。
「記帳代行を頼んでいるのに、なぜか楽にならない・・」
「毎月の領収書や請求書を集めるだけで、月末に数時間かかってしまう・・」もし、このようにお感じなら、原因は「記帳代行の手前」にある証憑（しょうひょう）管理が大混乱しているせいかもしれません。

インボイス制度や電子帳簿保存法（電帳法）への対応が本格化し、証憑の形は多様化しています。
メールで届くPDF、AmazonやZoomなどクラウドサービスの管理画面からダウンロードする領収書、従来通りの紙の請求書、クレジットカードの明細…。これらが混在し、とくにPC操作が苦手なご担当者様からは「毎回ダウンロード方法が分からなくなる」「どの領収書をどこに保存したか分からない」といったお困りの声が増えています。

今回は、記帳代行サービスの効果を最大化するために、NOCが実践している「証憑集めの混乱」を根本から解決するポイントをご紹介します。

記帳代行会社へ資料を渡すだけなのに、なぜこれほどまでに手間がかかるのでしょうか。主な原因は３つです。

1. システムごとに「取り方」が違う
AmazonやZoomなどクラウドサービスは、それぞれ領収書のダウンロード画面が異なります。「Zoomの領収書はどこ？」「今月分のWeb明細はどこをクリック？」と、システムごとに迷子になりやすいのが現状です。
2. 紙・メール・Webが混在している
「A社はメール添付、B社は郵送、C社はWebからダウンロード」というように、証憑の取得ルートがバラバラで、毎月「抜け漏れがないか」を確認する作業に多大な時間がかかります。
3. 「PC操作が苦手」な担当者様
PC操作に慣れていない担当者様の場合、毎月の「ログイン ⇒ ダウンロード ⇒ PDF保存」という作業自体が心理的・時間的な大きな負担となり、作業が後回しになりがちです。

混乱を解決する、３つの方法

証憑集めの大混乱は、気合や個人のスキルで解決できる問題ではありません。「仕組み」で解決することが不可欠です。NOCが重視する３つのアプローチをご紹介します。

記帳代行会社による「お客様のID・PWをお預かりして、代わりにダウンロードします」という運用は、情報漏洩リスクの観点から原則として避けるべきです。
重要なのは、お客様がご自身で（または社内のどなたでも）作業できる「動線」を作ること。
NOCでは、初回に画面を見ながら「このサイトはこの手順で保存します」という作業をご一緒に行う「伴走型のシステム導入」を推奨しています。一度「正解」の動線を作れば、次回から迷いません。

「一度教わっても忘れてしまう」という課題には、「御社専用の簡易マニュアル」の提示が有効です。
「（１）〇〇を開く ⇒（２）ここをクリック ⇒ （３）TKCのこのフォルダに保存」といった具合に、取得手順を写真付きで固定化します。これにより、担当者様の記憶に頼る運用から脱却し、誰でも同じ品質で証憑を集められるようになります。

紙もPDFもメールも、最終的な保管場所を「一つ」に決めることが、混乱をなくす最短距離です。
TKCの会計システムには、電帳法に準拠した「証憑保存機能」が搭載されています。
「スキャンした紙」も「ダウンロードしたPDF」も、すべてTKCのシステム内に放り込むというルールを定めることで、「あの領収書はどこへ？」という迷いを根本から断ち切ります。

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証憑集めの「大混乱」を仕組み化。NOCのTKC「特化」記帳代行

NOCは、記帳の「手前」にある証憑管理の仕組みづくりを含めてご支援します。
「伴走型のシステム導入」と「専用マニュアル」で、毎月の作業動線を確立。TKCの証憑保存機能で紙も電子も一元管理し、毎月の混乱とお客様の手間を最小限に抑えます。
経験豊富なスタッフによる仕組み化で、貴社のご担当者が変わっても安定運用が可能です。証憑を整え、毎月のご負担を最小限に。まずは御社の「領収書の集め方」から、一緒に見直してみませんか？

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